Descrizione
Il servizio garantisce la gestione dell’archivio corrente degli atenei e di qualsiasi ente pubblico in modo conforme alla normativa sulla gestione documentale ed il protocollo informatico.
Consente la gestione e la personalizzazione del titolario, delle serie, dei fascicoli e dei raccoglitori; è dotato di OCR e consente la ricerca full text su tutti i formati più diffusi, oltre alla ricerca puntuale dei campi predefiniti e dei campi custom creati dall’utente.
Sono inclusi nel sistema:
- un modulo di workflow che consente di creare iter approvativi sui documenti e la gestione automatica di fascicoli o raccoglitori
- un modulo che gestisce le sedute degli Organi collegiali d'ateneo e la predisposizione di delibere e verbali
Gli accessi degli utenti sono definiti da profili che agiscono capillarmente.
Caratteristiche
Il sistema garantisce la gestione di più aree organizzative omogenee (AOO) all'interno dello stesso ateneo, in grado di comunicare fra loro in modo semplice ed agevole.
Gestisce caselle di posta elettronica certificata (PEC) integrate consentendo di:
- configurare ed integrare più indirizzi PEC al suo interno
- avere indirizzi PEC dedicati a specifici uffici
Gestisce caselle di posta elettronica integrate, dando la possibilità di configurare più indirizzi mail.
Gestisce l'interoperabilità tra sistemi di protocollo come da normativa.
Gestisce in automatico la protocollazione e lo smistamento delle fatture elettroniche, nonché il dialogo con il sistema di interscambio (SDI) per la trasmissione delle fatture.
Si integra con sistemi di firma digitale e consente di apporre firme digitali sia tramite token o smart card che tramite firma digitale remota.
Consente di gestire l'albo on line nel rispetto delle linee guida AgID, con pubblicazione, revoca dei documenti e generazione della referta di pubblicazione a garanzia della pubblicità legale dell'ateneo.
Gestisce, tramite appositi servizi, la predisposizione di documenti per la pubblicazione nel portale trasparenza dell'ateneo.
Gestisce l'elaborazione delle richieste di accesso, dalla richiesta fino al registro accessi, così come richiesto dalla normativa.
Nell'ambito del modulo di gestione delle sedute degli organi collegiali, il sistema predispone la fruizione del materiale e di note verso i membri dell'Organo prima, durante e dopo la seduta.
È nativamente integrato con sistema di conservazione accreditato.
Benefici
- gestione corretta e condivisa dell'archivio secondo le buone prassi dell'archivistica
- recupero e ricerca agevoli di dati e informazioni
- garanzia di integrità e di certezza delle informazioni recuperate
- gestione informatizzata dei documenti dalla creazione all'invio, attraverso modifiche, controlli formali e firme digitali
- tracciamento di tutti gli accessi ai documenti e di tutte le operazioni su di essi effettuate
